メールはビジネスツールです

 

まずは、あなたのメールの「ビジネス度」をチェック!

 

  • BCCとCCの違いが分かりますよね?
  • HTMLメールは使っていませんよね?
  • メールに10行、20行と続く大論文を書いていませんよね?
  • いただいたメールはきちんと引用していますよね?
  • 「(株)○○御中 △△」なんて書いていませんよね?

 

ひとつでも不安なことがあったら、「ビジネスメールコミュニケーション講座」に参加されることをお勧めします。

 

自分の常識は世間の非常識? 「KY」になっていませんか

 

自分が失敗と思っていなくても、相手は不快に思っていることがあります。

それを世間では「KY」(空気が読めない)などと言ったりしますね。

 

では、ビジネスメールに関してはどうでしょうか。

ちょっとおもしろい調査結果をご紹介します。

 

過去1年間でメールの失敗

過去1年間で、メールの失敗はありますか?よくある 2.9%、たまにある52.2%、ほとんどない39.9%、まったくない4.7%、無回答0.3%、合計751人

「メールで失敗してしまった!」という経験は、「よくある」「たまにある」を合計すると55.1%となります。

逆に、「失敗をしたことがない」なんて、あり得ない気もしますが・・・とりあえず、半分以上の人は、メールでの失敗に関して、自覚していると考えられます。

 

自覚のある失敗項目としては、

  • 添付ファイルを付け忘れ
  • 誤字や脱字
  • 内容(本文メール)がわかりにくい

と、機能に関する項目が上位を占めています。

 

一方、メールを受け取る側はどうでしょうか。

 

過去1年間でメールを受け取って不快に思った経験

過去一年間で、メールを受け取って不快に思った経験はありますか?よくある13.3%、たまにある60.1%、ほとんどない24.5%、まったくない2.0%、無回答0.1%、合計751人

 

メールを受け取って不快に思った経験は、「よくある」「たまにある」を合計すると73.4%です。

メールの失敗経験、つまり、自覚している割合は55.1%でした。

この違いは何を意味するのでしょうか。

 

ちなみに、メールを受け取って不快に思ったことのベスト3は、

  1. 内容が分かりにくい
  2. 言葉遣い
  3. メールの返信スピード

の順となっていて、マナーに関する項目が上位を占めています。

 

この調査結果からは、メールの送り手が気にしていること と、受け手が不快に感じることは、ずいぶん違うということがわかりますね。

以上、ビジネスメール実態調査アンケート
調査結果報告書<2009版>
(有限会社アイ・コミュニケーション実施)より

 

ビジネスメールコミュニケーション講座の対象者

 

以上の調査結果からもおわかりいただけるように、メールによるコミュニケーションは、一度、体系的に学んでおく必要があります。

 

「メールセミナーなんて、中高年や主婦の再就職のためのセミナーでしょ・・・」

 

そんなことはありません。

「メールの送受信方法」のセミナーではなく、次のような方のための講座です。

 

  • メールでのコミュニケーションが全体の半分を超えている人
  • メールを1日10通以上書く人
  • メールを1通書くのに15分以上かかる人
  • メールのコミュニケーションでトラブルが起こったがその理由が分からない人
  • メールの基礎は分かるがもう1ランク上を考えている人
  • 社員研修の担当者

 

 逆に、次のような方には向かないセミナーです。

 

  • メールの操作ができない方
  • ビジネスでメールを利用していない方
  • 「メールはコミュニケーションツールだとは思わない」という方

 

メールによるコミュニケーション力の向上成約率アップにつながる情報を学びたいと思われる方にとっては、必ずお役に立つものです。

 

ビジネスメールコミュニケーション講座の申し込みはここをクリック

 

ビジネスメールインストラクターのプロフィール

 

1通のメール。その対応次第で、大きなトラブルに発展することもあれば、熱烈なファンや応援者をつくるきっかけになることもあります。

これは私が、職員数3,000人の組織に勤務していたときに得た経験です。

当時、私はお客様の相談・苦情の受付窓口と、広報担当を兼務していました。

  • お客様からの問い合わせや苦情への対応のポイント
  • 外部に発信する情報の表現方法
  • ウェブサイト、メールなどのデジタルツールを利用したコミュニケーションのマナー

このような研修を企画・運営し、自らメイン講師を務めていました。

 

2007年に独立し、現在は、在職中に得た経験を一人でも多くの方にお伝えする活動をしています。

東京都以外の地域での研修も承っておりますので、お気軽にご相談ください。

 

経歴・資格等

  • 東京都立西高等学校卒業と同時に、大学受験予備校で講師(国語科)のアルバイトを始めて以来、各種講師経験は25年以上
  • 法政大学文学部日本文学科卒業。言語学専攻
  • 数々の著名ライター、編集者、新聞記者を送り出している「日本エディタースクール」のライターコースで、文章指導の第一人者である大隈秀夫氏直々に添削指導を受ける
  • Webデザインの登竜門「デジタルハリウッド」で、SEO、ウェブデザイン、ウェブディレクションを学ぶ

保有資格

  • ビジネスメール・インストラクター(有限会社 アイ・コミュニケーション認定)
  • 初級システムアドミニストレーター(独立行政法人 情報処理推進機構 認定)
  • マイクロソフトオフィスユーザースペシャリスト(Microsoft 認定)
  • サーチエンジンマーケティングスペシャリスト(Search Engine Workshops Japan認定)

 

ビジネスメールインストラクター小田順子

ビジネスメールのマナー、ルールを知ることは、自分の時間を有効に使うということにもなりますが、それ以上に、相手に無駄な時間を使わせない、不愉快な思いをさせないという思いやりなのだと思います。

一人が誰かを思いやれば、相手がまた他の誰かを思いやる。その思いやりの連鎖を日本中に広めたい。

そのために、ビジネスメール・インストラクターをさせていただいています。

 

ビジネスメール・インストラクター
小田 順子

ビジネスメールコミュニケーション講座の申し込みはここをクリック

 

ビジネスメールコミュニケーション講座の効果

 

あなたはこの講座で、以下のものを手に入れることができます。

 

  • お客様や取引先と円滑なコミュニケーションができます
  • メールだけで仕事を獲得できることもあります
  • お客様と強固な信頼関係を築くことができます
  • 社外とのやりとりはもちろん、社内のやりとりにも活用できます
  • 1年間で30時間は節約できます
  • お客様の心をつかみ、あなたのファンにすることができます
  • 情報の行き違いによる不要なトラブルを防ぎます
  • 知らず知らずのうちに犯してしまいがちなミスを未然に防ぎます

 

具体的なカリキュラムは以下のとおりです。

 

ビジネスメールコミュニケーション講座 カリキュラム

 

【内容】

基本ルール
  1. アンケート結果から見るメールの現状
  2. 選ばれないメールは捨てられる
  3. 送ったメールを確実に開いてもらう方法
  4. 開かれる件名とは?
  5. 開かれる差出人名とは?
  6. TO、CC、BCCを違いと適切な使い方
  7. 相手に伝わる本文を書くルール
  8. 署名を効果的に使い分ける
  9. 添付ファイルを送るルール
  10. 重要度・開封確認通知を使ってはいけない理由とは
  11. HTML形式のメールは、だから使ってはいけない
  12. メールの転送、2つの正しい方法
  13. メールの返信は引用を使って効率を上げる
心遣い・ライティング
  1. 状況に応じたメールの書き出し
  2. 相手との距離を縮める書き出し
  3. 状況に応じたメールの結び
  4. 相手との距離を縮める結び
  5. メールの返信は24時間以内に。その理由
  6. メールの返信が書けない場合の対処方法
  7. お詫びメールのライティング
  8. 断りメールのライティング
  9. 催促メールのライティング
  10. 顔文字や記号は使っていいのか
  11. 距離を縮める「追伸」、ワンランク上の使い方
効率化
  1. バックアップをそってリスクを減らす
  2. Gmailでバックアップを取る方法
  3. 1つの単語登録で年間○日間を節約する
  4. 単語登録の正しい方法
  5. 1つのテンプレートで年間○時間を節約する
  6. 具体的なテンプレート紹介
  7. 効率的なメールの整理方法
  8. 振り分け設定で重要な考え方
  9. 振り分け方法を大公開!
  10. メール作成の上達度チェック
付録
  1. よく使われる敬語・謙譲語など
  2. 振り分けの設定方法

※これは、有限会社アイ・コミュニケーションが提供しているカリキュラムで、小田はアイ・コミュニケーション公認ビジネスメール・インストラクターです。

ビジネスメールコミュニケーション講座の申し込みはここをクリック

 

ビジネスメールコミュニケーション講座 参加・開催費用

 

講座受講料  お1人あたり8,000円

 

※企業様、団体様の社員研修も承っております。

 東京都以外の地域での開催も可能です。お気軽にご相談ください。

 

 研修開催、執筆依頼などのお問合せは、info@csms-writer.c om まで

 

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